Cos’è il sigillo elettronico e a cosa serve
Il sigillo elettronico (o eSeal) è un servizio fiduciario digitale, erogato quindi da un prestatore accreditato, che ha la funzione di autenticare un documento informatico.
Si può dire, per semplificare, che il sigillo elettronico è l’equivalente informatico del timbro su carta. Quindi, analogamente, il sigillo elettronico ha lo scopo di rendere subito visibile determinati dati del documento, quali l’origine e la ragione sociale.
Andando più sul tecnico, il regolamento eIDAS definisce il sigillo elettronico come un insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi.
Nel dettaglio, il sigillo elettronico ha il compito di garantire:
- l’integrità del documento
- l’identità del mittente
Anche l’eSeal, come la firma digitale, si basa su un sistema di crittografia e sulle chiavi e, come per la firma digitale, si tratta di uno strumento riconosciuto e standardizzato a livello europeo.
Quando dobbiamo (o possiamo) utilizzare un sigillo elettronico?
Possiamo rispondere così: in tutti i casi in cui è necessario apporre le informazioni di una persona giuridica su un documento informatico.
Sigillo elettronico e firma digitale: differenze e analogie
Già nel precedente paragrafo abbiamo introdotto alcune delle analogie che accomunano il sigillo elettronico con la firma digitale. Ma non finisce qui.
Gli scopi del sigillo elettronico e della firma digitale sono infatti uguali: assicurare l’integrità e l’origine del documento sui cui vengono apposti.
In cosa si differenziano quindi? La risposta è molto semplice: la firma digitale viene apposta da una persona fisica, il sigillo elettronico da una persona giuridica. Esattamente come una firma autografa e un timbro.
Esiste un’altra differenza di non poco conto tra i due strumenti, che derivano proprio dalla natura degli stessi. Il sigillo elettronico, infatti, non è in grado di confermare l’identità della persona che lo ha apposto sul documento. L’identità potrà essere provata solamente attraverso le funzioni del gestionale documentale in uso, risalendo agli esecutori delle attività e delle fasi del procedimento
Sigillo elettronico avanzato e sigillo elettronico qualificato
Esistono più tipologie di sigillo elettronico, che dipendono, in sostanza, dal livello di sicurezza che queste garantiscono.
SIGILLO ELETTRONICO AVANZATO
- è connesso unicamente al creatore del sigillo;
- identifica il creatore del sigillo;
- si basa sui dati appartenenti al suo creatore e da lui controllati;
- è collegato ai dati del suo creatore e permette di rilevarne ogni successiva modifica.
SIGILLO ELETTRONICO QUALIFICATO
- è connesso unicamente al creatore del sigillo;
- identifica il creatore del sigillo;
- si basa sui dati appartenenti al suo creatore e da lui controllati;
- è collegato ai dati del suo creatore e permette di rilevarne ogni successiva modifica;
- si basa su certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi sicuri.
Quindi, meglio utilizzare un sigillo elettronico avanzato o qualificato?
Diciamo che dipende dai casi. Se il documento su cui viene apposto dovrà essere utilizzato in tribunale, certamente è opportuno apporvi il sigillo elettronico qualificato.
La validità legale del sigillo elettronico
Di per sé, poiché non è apposto da una persona fisica, il sigillo elettronico non ha un vero valore probatorio a livello nazionale. Diciamo che si tratta più che altro di un vuoto legislativo, forse lasciato volutamente dal legislatore italiano ritenendo già sufficiente quanto esplicitato dall’eIDAS.
Ne consegue che la sua validità legale in caso di contenzioso viene di volta in volta valutata dal giudice, sulla base del caso.
Quando e dove utilizzare il sigillo elettronico
Ma allora, quando dobbiamo (o possiamo) utilizzare un sigillo elettronico?
Possiamo rispondere così: in tutti i casi in cui è necessario apporre le informazioni di una persona giuridica su un documento informatico.
Qualche esempio? Su una fattura elettronica, su una cartella clinica, su un referto o una radiografia, su una fotografia. In sostanza, su tutti quei documenti sui quali non è necessaria una sottoscrizione autografa.
Nel caso del sigillo elettronico qualificato, questo può addirittura sostituirsi alla firma digitale in alcuni casi specifici connessi alla conservazione sostitutiva e digitale.
Piena integrazione con Axios
Segreteria Digitale di Axios Italia permette di integrare al proprio interno il Sigillo Elettronico. Dotando la Scuola del Sigillo Elettronico Qualificato, il sistema di protocollo automaticamente apporrà il sigillo su tutti i file di segnatura di protocolli in uscita e sarà possibile apporre il Timbro di protocollo sui file pdf senza invalidare eventuali file precedentemente firmati.
